Política de privacidad

Vigente desde el 1 de noviembre de 2026

Esta política explica qué datos trata HRMfinance (el "Servicio"), operado por Stephanie Solutions ("nosotros"), para qué los usamos, con quién los compartimos y qué derechos tiene usted.

1. Quién decide sobre los datos

Las empresas que usan HRMfinance ("Clientes") registran en el Servicio datos de sus clientes, proveedores y empleados. Sobre esos datos, el Cliente decide qué se registra y para qué; nosotros los tratamos por cuenta del Cliente, solo para prestarle el Servicio. Si usted es empleado, cliente o proveedor de una empresa que usa HRMfinance, dirija sus solicitudes primero a esa empresa; nosotros la ayudaremos a responderlas.

Sobre los datos de las personas que inician sesión (los usuarios), somos responsables directos.

2. Datos que tratamos

Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, identificador de usuario, empresa, roles y permisos, recibidos del servicio de inicio de sesión único.
Datos contables y de operación: asientos, facturas, compras, cobros, pagos, inventario, estados de cuenta bancarios importados y documentos que usted sube.
Datos de clientes y proveedores: nombres, direcciones, teléfonos, correos, identificaciones fiscales y saldos.
Datos de empleados: nombre, datos de contacto, puesto, tarifa de pago, horas trabajadas, pagos, datos fiscales y número de Seguro Social (SSN) cuando el Cliente lo registra para nómina o el formulario 1099. El SSN se muestra enmascarado en pantalla y no se escribe en registros técnicos.
Datos técnicos: dirección IP, fecha y hora de las solicitudes y mensajes de error, que los servidores registran para operar y proteger el Servicio.

No pedimos ni guardamos números completos de tarjetas de pago ni contraseñas: el inicio de sesión ocurre en el servicio de identidad, no en HRMfinance.

3. Para qué los usamos

Prestar el Servicio: registrar operaciones, generar asientos, reportes, cheques y formularios.
Controlar el acceso según los roles y permisos que define el Cliente, y llevar la bitácora de cambios.
Proteger el Servicio, detectar abusos y resolver errores.
Dar soporte cuando usted lo pide.
Cumplir obligaciones legales.

No vendemos datos personales, no los compartimos para publicidad dirigida y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

4. Inteligencia artificial

Cuando usted usa una función de IA (leer un recibo, clasificar un movimiento bancario, redactar un asiento o analizar resultados), enviamos al proveedor del modelo solo el contenido necesario para esa tarea. Hoy el proveedor es Google (modelos Gemini). Registramos el uso de estas funciones (tarea, fecha y duración) para controlar costos y calidad. Las funciones de IA son opcionales.

5. Con quién compartimos datos

Proveedores de infraestructura que alojan el Servicio y su base de datos: [PROVEEDOR DE HOSTING / NUBE].
Google, para las funciones de IA descritas arriba y para servir las tipografías de estas páginas (Google Fonts recibe su dirección IP al cargarlas).
Autoridades, cuando la ley nos obligue, previa verificación de la solicitud.
Un comprador o sucesor, si el negocio cambia de dueño, bajo las mismas protecciones de esta política.

Nuestros proveedores solo pueden usar los datos para prestarnos sus servicios.

6. Almacenamiento en su navegador

HRMfinance no usa cookies de publicidad ni herramientas de analítica de terceros. Guarda en el almacenamiento local de su navegador la sesión (para no pedirle iniciar sesión en cada visita) y preferencias como el idioma, el año fiscal o las últimas cuentas usadas. Sus datos contables no se guardan en el navegador: viven en el servidor. Al cerrar sesión se borra la sesión guardada.

7. Seguridad

Conexiones cifradas (HTTPS) entre su navegador y el Servicio.
Inicio de sesión único con tokens de corta duración que se renuevan.
Cada empresa accede solo a sus propios datos; dentro de ella, cada usuario según su rol.
Bitácora de quién crea, edita, contabiliza o anula cada asiento.
Datos sensibles de empleados enmascarados en pantalla.

Ningún sistema es completamente seguro. Si ocurre un incidente que afecte sus datos personales, se lo notificaremos según lo exija la ley.

8. Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos los datos mientras la cuenta del Cliente esté activa. Los registros contables y de nómina pueden estar sujetos a plazos legales de conservación que el Cliente debe cumplir. Tras el cierre de la cuenta, el Cliente tiene 30 días para exportar su información; después la eliminamos o anonimizamos, salvo lo que debamos conservar por ley o para resolver disputas. Los respaldos se eliminan en su ciclo normal de rotación.

9. Sus derechos

Según el lugar donde viva, puede tener derecho a saber qué datos tenemos sobre usted, obtener una copia, corregirlos, pedir que se eliminen y no ser discriminado por ejercer estos derechos. Los residentes de California tienen estos derechos bajo la CCPA/CPRA; no vendemos ni compartimos datos personales en el sentido de esa ley. Para ejercerlos, escriba a hectoricardom@stephaniesolutionky.com. Verificaremos su identidad antes de responder y contestaremos dentro de los plazos legales.

10. Menores

El Servicio está dirigido a empresas y no a menores de 16 años. No recopilamos a sabiendas datos de menores salvo los que un Cliente registre como empleador conforme a la ley.

11. Dónde se procesan los datos

Los datos se almacenan y procesan en los Estados Unidos. Si usa el Servicio desde otro país, sus datos se transfieren a Estados Unidos.

12. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política de forma importante, avisaremos dentro del Servicio o por correo antes de que el cambio entre en vigor. La fecha de vigencia arriba indica la última versión.

13. Contacto

Stephanie Solutions
5520 Fern Valley Dr, Suite 108, Louisville, KY 40228
hectoricardom@stephaniesolutionky.com
(502) 389-2075

Privacy Policy

Effective November 1, 2026

This policy explains what data HRMfinance (the "Service"), operated by Stephanie Solutions ("we", "us"), handles, what we use it for, who we share it with, and what rights you have.

1. Who decides about the data

Businesses that use HRMfinance ("Customers") record data about their customers, vendors and employees in the Service. For that data, the Customer decides what is recorded and why; we process it on the Customer's behalf, only to provide the Service. If you are an employee, customer or vendor of a business that uses HRMfinance, please send your requests to that business first; we will help it respond.

For the data of people who sign in (users), we are directly responsible.

2. Data we process

Account data: name, email, user ID, company, roles and permissions, received from the single sign-on service.
Accounting and operations data: journal entries, invoices, purchases, collections, payments, inventory, imported bank statements and documents you upload.
Customer and vendor data: names, addresses, phone numbers, emails, tax IDs and balances.
Employee data: name, contact details, position, pay rate, hours worked, payments, tax data and Social Security number (SSN) when the Customer records it for payroll or Form 1099. The SSN is masked on screen and is not written to technical logs.
Technical data: IP address, request date and time, and error messages, which servers log to run and protect the Service.

We do not ask for or store full payment card numbers or passwords: sign-in happens at the identity service, not in HRMfinance.

3. What we use it for

Providing the Service: recording transactions, generating entries, reports, checks and forms.
Controlling access according to the roles and permissions the Customer sets, and keeping the change log.
Protecting the Service, detecting abuse and fixing errors.
Providing support when you ask for it.
Meeting legal obligations.

We do not sell personal data, we do not share it for targeted advertising, and we do not use it to train artificial intelligence models.

4. Artificial intelligence

When you use an AI feature (reading a receipt, categorizing a bank transaction, drafting an entry or analyzing results), we send the model provider only the content needed for that task. Today the provider is Google (Gemini models). We log use of these features (task, date and duration) to manage cost and quality. AI features are optional.

5. Who we share data with

Infrastructure providers that host the Service and its database: [HOSTING / CLOUD PROVIDER].
Google, for the AI features described above and to serve the fonts on these pages (Google Fonts receives your IP address when loading them).
Authorities, when the law requires it, after verifying the request.
A buyer or successor, if the business changes ownership, under the same protections as this policy.

Our providers may use the data only to provide their services to us.

6. Storage in your browser

HRMfinance uses no advertising cookies and no third-party analytics. It stores your session (so you don't have to sign in on every visit) and preferences such as language, fiscal year or recently used accounts in your browser's local storage. Your accounting data is not stored in the browser: it lives on the server. Signing out clears the stored session.

7. Security

Encrypted connections (HTTPS) between your browser and the Service.
Single sign-on with short-lived, rotating tokens.
Each business can access only its own data; within it, each user according to their role.
A log of who creates, edits, posts or voids each entry.
Sensitive employee data masked on screen.

No system is completely secure. If an incident affects your personal data, we will notify you as the law requires.

8. How long we keep it

We keep data while the Customer's account is active. Accounting and payroll records may be subject to legal retention periods the Customer must meet. After an account closes, the Customer has 30 days to export its information; after that we delete or anonymize it, except what we must keep by law or to resolve disputes. Backups are deleted in their normal rotation cycle.

9. Your rights

Depending on where you live, you may have the right to know what data we hold about you, get a copy, correct it, ask for it to be deleted, and not be discriminated against for exercising these rights. California residents have these rights under the CCPA/CPRA; we do not sell or share personal data as that law defines it. To exercise them, write to hectoricardom@stephaniesolutionky.com. We will verify your identity before responding and reply within the legal deadlines.

10. Children

The Service is meant for businesses, not for anyone under 16. We do not knowingly collect children's data except what a Customer records as an employer in accordance with the law.

11. Where data is processed

Data is stored and processed in the United States. If you use the Service from another country, your data is transferred to the United States.

12. Changes to this policy

If we change this policy materially, we will notify you in the Service or by email before the change takes effect. The effective date above shows the latest version.

13. Contact

Stephanie Solutions
5520 Fern Valley Dr, Suite 108, Louisville, KY 40228
hectoricardom@stephaniesolutionky.com
(502) 389-2075