HRMfinanceTérminos y condiciones de uso
Vigentes desde el 1 de noviembre de 2026
Estos términos regulan el uso de HRMfinance (el "Servicio"), un sistema en línea de contabilidad, facturación, inventario, nómina y conciliación bancaria operado por Stephanie Solutions ("nosotros"). Al crear una cuenta, iniciar sesión o usar el Servicio, usted ("el Cliente") acepta estos términos. Si los acepta en nombre de una empresa, declara que tiene autoridad para obligarla.
1. El Servicio
HRMfinance permite registrar ventas, compras, cobros, pagos, inventario, empleados, hojas de horas y nómina, generar asientos contables y reportes, importar estados de cuenta bancarios y usar funciones de inteligencia artificial que sugieren datos y cuentas. Podemos mejorar, cambiar o retirar funciones; si retiramos una función esencial, avisaremos con antelación razonable.
2. Cuentas y acceso
- El acceso se hace mediante inicio de sesión único (SSO). Usted es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de toda actividad realizada con su cuenta.
- El administrador del Cliente asigna roles y permisos a sus usuarios y es responsable de retirarlos cuando ya no corresponda.
- Avísenos de inmediato en hectoricardom@stephaniesolutionky.com si sospecha un acceso no autorizado.
3. Sus datos
- Usted es dueño de sus datos. Todo lo que ingresa o sube (transacciones, clientes, proveedores, empleados, documentos) sigue siendo suyo.
- Nos concede una licencia limitada para almacenar, procesar y mostrar esos datos únicamente para prestarle el Servicio, mantenerlo seguro y darle soporte.
- Usted garantiza que tiene derecho a ingresar los datos de terceros que registra, incluidos los datos de sus empleados, y que ha dado los avisos y obtenido los consentimientos que la ley exija.
- Puede exportar sus reportes en cualquier momento. El tratamiento de datos personales se describe en la Política de privacidad.
4. No es asesoría profesional
HRMfinance es una herramienta. No presta servicios de contabilidad, auditoría, impuestos, nómina ni asesoría legal. Los cálculos, reportes, formularios (como el 1099-NEC) y saldos dependen de los datos y configuraciones que usted ingresa. Usted es responsable de revisarlos, de la exactitud de sus libros y de cumplir con sus obligaciones fiscales, laborales y de presentación ante cualquier autoridad. Consulte a un profesional calificado antes de tomar decisiones.
5. Inteligencia artificial
Algunas funciones usan modelos de inteligencia artificial de terceros para leer documentos, sugerir cuentas, redactar asientos y explicar resultados. Las sugerencias pueden contener errores. Todo lo que produce la IA se presenta como borrador para que una persona lo revise; usted es responsable de verificarlo antes de aprobarlo o contabilizarlo. Al usar estas funciones, el contenido necesario (por ejemplo, la imagen de un recibo o la descripción de un movimiento) se envía al proveedor del modelo para procesarlo.
6. Uso aceptable
Usted se compromete a no:
- usar el Servicio para actividades ilegales, fraude, lavado de dinero o para ocultar transacciones;
- intentar acceder a datos de otros clientes, eludir permisos o controles, o probar la seguridad del Servicio sin nuestra autorización por escrito;
- sobrecargar, interrumpir, copiar o hacer ingeniería inversa del Servicio, salvo en lo que la ley lo permita expresamente;
- subir código malicioso o contenido que infrinja derechos de terceros.
7. Precios y pago
[DESCRIBIR PLANES, PRECIO, PERIODO DE FACTURACIÓN, IMPUESTOS Y POLÍTICA DE REEMBOLSO — o indicar que el Servicio se presta sin costo mientras dure el periodo de prueba]. Si un pago no se recibe, podremos suspender el acceso tras avisarle; sus datos se conservarán según la sección 10.
8. Disponibilidad y respaldo
Hacemos esfuerzos razonables para mantener el Servicio disponible y sus datos protegidos, pero no garantizamos un funcionamiento ininterrumpido o libre de errores. Puede haber mantenimientos programados y fallas de terceros (hosting, internet, proveedores de IA). Le recomendamos exportar periódicamente sus reportes.
9. Propiedad intelectual
El software, el diseño, las marcas y la documentación de HRMfinance son nuestros o de nuestros licenciantes. Estos términos le otorgan un derecho de uso no exclusivo e intransferible durante la vigencia de su cuenta, no una transferencia de propiedad. Si nos envía sugerencias, podemos usarlas sin obligación alguna.
10. Terminación
- Puede dejar de usar el Servicio en cualquier momento.
- Podemos suspender o cerrar una cuenta que incumpla estos términos, que ponga en riesgo la seguridad del Servicio o de otros clientes, o cuando la ley lo exija.
- Tras la terminación, tendrá 30 días para exportar sus datos. Después podremos eliminarlos, salvo lo que debamos conservar por ley.
11. Garantías
En la medida máxima que permita la ley, el Servicio se ofrece "tal cual" y "según disponibilidad", sin garantías expresas ni implícitas de comerciabilidad, idoneidad para un fin particular o no infracción.
12. Limitación de responsabilidad
En la medida máxima que permita la ley, no seremos responsables por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuentes, ni por pérdida de ganancias, ingresos o datos, multas o recargos fiscales derivados del uso del Servicio. Nuestra responsabilidad total por cualquier reclamo no excederá lo que usted nos haya pagado por el Servicio en los doce meses anteriores al hecho que lo origina.
13. Indemnización
Usted nos indemnizará frente a reclamos de terceros que surjan de los datos que ingresa, de su incumplimiento de estos términos o de su incumplimiento de la ley.
14. Ley aplicable
Estos términos se rigen por las leyes del Estado de Kentucky, Estados Unidos, y las leyes federales aplicables. Cualquier disputa se resolverá en los tribunales de Jefferson County, Kentucky.
15. Cambios a estos términos
Podemos actualizar estos términos. Si el cambio es importante, le avisaremos dentro del Servicio o por correo al menos 30 días antes de que entre en vigor. Seguir usando el Servicio después de esa fecha implica la aceptación de los nuevos términos.
16. Contacto
Stephanie Solutions
5520 Fern Valley Dr, Suite 108, Louisville, KY 40228
hectoricardom@stephaniesolutionky.com
(502) 389-2075
Terms of Service
Effective November 1, 2026
These terms govern your use of HRMfinance (the "Service"), an online accounting, invoicing, inventory, payroll and bank reconciliation system operated by Stephanie Solutions ("we", "us"). By creating an account, signing in or using the Service, you ("Customer") agree to these terms. If you accept them on behalf of a company, you represent that you have authority to bind it.
1. The Service
HRMfinance lets you record sales, purchases, collections, payments, inventory, employees, timesheets and payroll, generate journal entries and reports, import bank statements, and use artificial intelligence features that suggest data and accounts. We may improve, change or retire features; if we retire an essential feature, we will give reasonable advance notice.
2. Accounts and access
- Access is through single sign-on (SSO). You are responsible for keeping your credentials confidential and for all activity under your account.
- The Customer's administrator assigns roles and permissions to its users and is responsible for removing them when no longer appropriate.
- Tell us right away at hectoricardom@stephaniesolutionky.com if you suspect unauthorized access.
3. Your data
- You own your data. Everything you enter or upload (transactions, customers, vendors, employees, documents) remains yours.
- You grant us a limited license to store, process and display that data solely to provide, secure and support the Service.
- You represent that you have the right to enter the third-party data you record, including your employees' data, and that you have given any notices and obtained any consents the law requires.
- You can export your reports at any time. Our handling of personal data is described in the Privacy Policy.
4. Not professional advice
HRMfinance is a tool. It does not provide accounting, audit, tax, payroll or legal services. Calculations, reports, forms (such as Form 1099-NEC) and balances depend on the data and settings you enter. You are responsible for reviewing them, for the accuracy of your books, and for meeting your tax, employment and filing obligations with any authority. Consult a qualified professional before making decisions.
5. Artificial intelligence
Some features use third-party AI models to read documents, suggest accounts, draft entries and explain results. Suggestions may contain errors. Everything AI produces is presented as a draft for a person to review; you are responsible for checking it before approving or posting it. When you use these features, the content needed (for example, a receipt image or a transaction description) is sent to the model provider for processing.
6. Acceptable use
You agree not to:
- use the Service for illegal activity, fraud, money laundering or to conceal transactions;
- try to access other customers' data, bypass permissions or controls, or test the Service's security without our written authorization;
- overload, disrupt, copy or reverse engineer the Service, except as the law expressly allows;
- upload malicious code or content that infringes third-party rights.
7. Fees and payment
[DESCRIBE PLANS, PRICE, BILLING PERIOD, TAXES AND REFUND POLICY — or state that the Service is free during the trial period]. If a payment is not received, we may suspend access after notifying you; your data will be kept as described in section 10.
8. Availability and backup
We make reasonable efforts to keep the Service available and your data protected, but we do not guarantee uninterrupted or error-free operation. There may be scheduled maintenance and third-party failures (hosting, internet, AI providers). We recommend exporting your reports regularly.
9. Intellectual property
The HRMfinance software, design, trademarks and documentation belong to us or our licensors. These terms grant you a non-exclusive, non-transferable right to use the Service while your account is active, not a transfer of ownership. If you send us suggestions, we may use them without obligation.
10. Termination
- You may stop using the Service at any time.
- We may suspend or close an account that breaches these terms, endangers the security of the Service or other customers, or when the law requires.
- After termination you will have 30 days to export your data. After that we may delete it, except what the law requires us to keep.
11. Warranties
To the fullest extent permitted by law, the Service is provided "as is" and "as available", without express or implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose or non-infringement.
12. Limitation of liability
To the fullest extent permitted by law, we will not be liable for indirect, incidental, special or consequential damages, or for lost profits, revenue or data, or tax penalties or interest arising from use of the Service. Our total liability for any claim will not exceed what you paid us for the Service in the twelve months before the event giving rise to it.
13. Indemnification
You will indemnify us against third-party claims arising from the data you enter, your breach of these terms or your violation of law.
14. Governing law
These terms are governed by the laws of the State of Kentucky, United States, and applicable federal law. Any dispute will be resolved in the courts of Jefferson County, Kentucky.
15. Changes to these terms
We may update these terms. If a change is material, we will notify you in the Service or by email at least 30 days before it takes effect. Continuing to use the Service after that date means you accept the new terms.
16. Contact
Stephanie Solutions
5520 Fern Valley Dr, Suite 108, Louisville, KY 40228
hectoricardom@stephaniesolutionky.com
(502) 389-2075